PENGESAHAN TEMPAHAN
1. Pengesahan penempahan hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) dari tarikh penerimaan Surat Tawaran/Surat Kelulusan dengan mengemukakan pembayaran 50% dari jumlah keseluruhan sewaan.
2. Resit pembayaran pengesahan tempahan (salinan) bersama-sama borang Persetujuan Penyewaan Dewan German-Malaysian Institute (Salinan Pentadbiran) hendaklah dikemukakan ke Unit Pentadbiran, Aras 2 Blok Pentadbiran.

PEMBATALAN TEMPAHAN
Sebarang pembatalan tempahan hendaklah dimaklumkan selewat-lewatnya tiga puluh (30) hari dari tarikh penggunaan dan permohonan pengembalian wang perlu dibuat dan dihantar ke Unit Pentadbiran, Aras 2 Blok Pentadbiran untuk tujuan pengesahan dan kelulusan Ketua Jabatan Pentadbiran, Kewangan dan Hal Ehwal Pelajar.

Bagi pembatalan tempahan kurang dari tiga puluh (30) hari dari tarikh penggunaan, segala pembayaran yang telah dibuat tidak boleh dikembalikan.

PEMBAYARAN
1. Segala pembayaran boleh dibuat samada secara tunai atau cek berpalang diatas nama “German-Malaysian Institute” dan hendaklah dijelaskan sepenuhnya sebelum tujuh (7) hari dari tarikh penggunaan.
2. Pembayaran perlu dikemukakan ke:

Kaunter Kewangan
Aras 2 Blok Pentadbiran
German-Malaysian Institute
Jalan Ilmiah Taman Universiti 43000 Kajang Selangor

Waktu Urusan Kaunter adalah seperti berikut:
Isnin – Khamis : 9.00 pagi – 5.00 petang
Jumat : 9.00 pagi – 12.30 tengahari
2.30 petang – 5.00 petang

PENGESAHAN KEPERLUAN
1. Pengesahan keperluan perlu dinyatakan semasa membuat pembayaran pengesahan tempat sepertimana dinyatakan didalam borang Persetujuan Penyewaan Dewan German-Malaysian Institute.
2. Sebarang pertambahan keperluan perlu dimaklumkan selewat-lewatnya tujuh (7) hari dari tarikh penggunaan.

MASA PENGGUNAAN
Waktu penggunaan ruang/tempat dewan adalah seperti berikut:
Isnin – Jumaat : 8.00 pagi – 11.00 malam
Sabtu : 8.00 pagi – 6.00 petang
8.00 malam – 12 tengah malam
Ahad : 10.00 pagi – 12 tengah malam

SYARAT-SYARAT PENGGUNAAN
(A)Tanggungjawab German-Malaysian Institute (GMI)
(a) GMI akan menyediakan keperluan teknikal iaitu sistem lampu, sistem bunyi dan hawa dingin.
(b) GMI akan menempatkan seorang Juruteknik untuk bertanggungjawab ke atas penyelenggaraan dan penyeliaan peralatan teknikal milik GMI sahaja dan seorang kakitangan GMI bagi tujuan penyeliaan penggunaan dewan.
(c) GMI boleh dan berhak untuk mengambil gambar atau membuat rakaman audio visual yang bertujuan untuk simpanan/dokumentasi pihak GMI yang bukan untuk tujuan dagangan.
(d) GMI tidak bertanggungjawab ke atas keselamatan peralatan, props dan lain-lain barang teknikal milik Penyewa yang disimpan di adalam kawasan dewan sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan.
(e) GMI tidak bertanggungjawab terhadap sebarang kecederaan, kemalangan, kematian penyewa, pekerja-pekerja, agen-agen atau tetamu sebelum, semasa dan selepas penggunaan dewan.
(f) GMI tidak menyediakan pekerja bagi membantu persiapan pihak Penyewa.
(g) GMI berhak membatalkan tempahan jika didapati Penyewa gagal mematuhi peraturan dan syarat-syarat yang telah ditetapkan dan tidak akan membayar sebarang ganti rugi.
(h) GMI atau pegawainya yang diberi kuasa hendaklah dibenarkan keluar atau masuk dewan pada bila-bila masa untuk menjalankan pemeriksaan atau tugasan yang telah diberikan.
(i) GMI tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang kerugian yang berlaku akibat kerosakan peralatan, kegagalan bekalan elektrik, kebakaran dan lain-lain kejadian semulajadi yang mungkin mengakibatkan pembatalan penyewaan atau penutupan dewan.

(B)Tanggungjawab Penyewa
(a) Penyewa bertanggungjawab memastikan segala penggunaan peralatan dan kemudahan milik GMI diselenggarakan dengan sebaik-baiknya. Sekiranya berlaku sebarang kerosakan, kemusnahan atau kehilangan kepada peralatan atau kemudahan tersebut akibat kecuaian Penyewa, GMI berhak menuntut gantirugi.
(b) Sebarang peralatan yang dibawa masuk ke dalam dewan perlulah dinyatakan jenis dan bilangannya.
(c) Semua peralatan, harta benda milik penyewa atau barangan lain seupamanya hendaklah dibawa masuk lebih awal dan perlulah mendapat persetujuan (tarikh dan masa) GMI terlebih dahulu.
(d) Penyewa adalah bertanggungjawab untuk menjaga kebersihan di semua bahagian ruang/tempat yang digunakan.
(e) Pemasangan backdrop atas pentas hendaklah dilakukan tanpa menggunakan paku. Backdrop hendaklah ditanggalkan selepas sahaja majlis selesai dan membersihkan segala kesan yang tertinggal serta memastikan tiada sebarang kecacatan berlaku. Sekiranya berlaku kekotoran atau kerosakan, Penyewa adalah bertanggungjawab untuk membaiki kerosakan tersebut.
(f) Penyewa tidak dibenarkan menampal/melekat bahan-bahan seperti poster, brosur, kain rentang, sepanduk atau gambar dimana-mana bahagian dinding atau cermin bangunan melainkan ianya mendapat kelulusan/kebenaran GMI.
(g) Aktiviti yang berbentuk persembahan, Penyewa hendaklah menyediakan Technical Team sendiri. GMI hanya akan menyediakan Juruteknik untuk bertindak sebagai Penyelia peralatan dan ruang/tempat.
(h) Penyewa dikehendaki mengeluarkan segala peralatan persendirian termasuk props, set dan semua barang-barang kepunyaan Penyewa daripada dalam atau luar dewan selepas tamat masa penggunaan.
(i) Penyewa tidak dibenarkan menggunakan mana-mana bahagian ruang/tempat yang tidak ditempah tanpa kebenaran GMI.